Work from home 必修 番茄鐘工作法

michelle yeung

疫情持續,相信仍有不少公司推行員工在家工作模式,員工對於work from home模式的反應各有不同,有些人覺得工作效率更高,有些人則覺得難以集中,效率大打折扣,甚至比上班更累。

正因為遠距工作是未來大勢,令自己在遠距情況下仍能發揮工作表現絕對是增強競爭力的修煉。

Work from home 必修 番茄鐘工作法

肺炎疫情席捲全球,台灣防疫工作得宜,令原本已被受注目的行政院政務委員唐鳳更加爆紅。唐鳳在訪問中表示,自己遠距工作二十年的其中訣竅是「番茄鐘工作法」,被日本媒體報導「38 IQ180 的台灣天才 IT 大臣」都願意採用的工作方式,瞬間成為話題熱搜,似乎所有打工仔都想掌握這種工作方法。

什麼是番茄鐘工作法?

Work from home 必修 番茄鐘工作法

番茄鐘工作法是關於「專注」、「放鬆」之間切換的工作技巧,藉由高強度的專注,再搭配短時間的放鬆,讓大腦中的資訊可以互相連結,提升讀書與工作的效率。(啊!聯想到高強度運動HIIT

番茄鐘工作法由意大利人西里洛(Francesco Cirillo)發明,這方法與番茄無關,命名為「番茄鐘」工作法,是因為西里洛當時用的番茄造型時鐘而已。時至今日,許多關於時間管理、工作效率的書籍文章都會提到「番茄鐘工作法」,在手機 App Store 輸入「番茄」「Tomato」「Pomodoro」等關鍵字,也可以找到許多相關 App

 

最典型的番茄鐘工作法是:

1. 專心工作 25 分鐘 
2. 休息 5

 

255為循環,不斷重覆到整個任務完成。換言之,如果你正準備做一份企劃,就專心工作 25 分鐘,休息 5 分鐘;接著再專心工作 25 分鐘,再休息 5 分鐘,反覆循環到整個任務完成。

工作完成後便可以計算自己共吃掉了多少個「番茄鐘」,當下次要寫類似企劃案的時候,就可以估計自己大約需時多少。

為何要專注、休息循環?因為兩者都是讀書、工作的關鍵環節,缺一不可。在專注模式中,我們的任務是專注在一件資訊、事務上,拼命吸收知識和執行工作,此時人腦處於「點狀思考」。在放鬆狀態下,人腦處於「發散思考」的模式,腦中的資訊能夠互相連結,提升往後應用知識的效率。

時間週期不是重點,關鍵是專注與放鬆切換

Work from home 必修 番茄鐘工作法

典型的番茄鐘是以「專心工作 25 分鐘,休息 5 分鐘」為循環,但時間長短可以根據自己的習慣調整。日本企業顧問《拿高分的科學讀書法》的作者 Daigo 認為「專心工作 90 分鐘,休息 20 分鐘」、「專心工作 40 分鐘,休息 10 分鐘」,或是其他的時間週期為循環,只要適合自己的節奏便可。

因此,時間週期只是其次,番茄鐘工作法的核心是「專注」、「放鬆」切換: 先藉由專注大量吸收知識,執行工作,再藉由放鬆讓腦中的資訊連結,提升在下一個工作循環中,大腦運用資訊的效率,連帶提升讀書與工作效率。

要注意的是,放鬆時不代表你可以滑手機或玩on line game,因為激烈思考活動會令大腦更花力運作,實際上並沒有放鬆到,而且當你要切回「專注」模式時,還需要多花力氣轉換情境,等如白做。較好的「放鬆」方式是閉目養神、出去走走,或是小睡一下;也可以胡思亂想,例如電影內容和今天想做的事等等。

聽落似乎不難,但其實沒你想的那麼簡單

Work from home 必修 番茄鐘工作法

不要以為只要將手機設定倒數計時 25 分鐘開始工作,就等於掌握番茄鐘工作法。 因為在資訊發達,雜念太多的生活模式,哪怕只有片刻,要專心實在太難了!

別急著開始計時,先做好計畫!

不少人認為,執行番茄鐘工作法的第一步,就是拿出計時器,直接設定 25 分鐘,然後在這段時間裡,全神貫注、不容打擾地工作,接著休息 5 分鐘。時間到,再設定下一個 25 分鐘……以此類推。

但從你由進入辦公室起,你會面對無數的內在與外在干擾(像是買/吃早餐、閒聊、開會、同事找你、上司突然指派任務、上網、滑手機、午餐、下午茶等等),因此,要落實番茄工作法,絕不是你想得那麼簡單。

完美實行番茄鐘工作法的三個貼士

Work from home 必修 番茄鐘工作法

 

1. To-do-list

先用to-do-list 寫下每天你必須做、想處理的事情。然後,在每個工作日啟動之初,從to-do-list裡,找出必須優先處理的事項,填入Today to-do-list 裡,上半部寫今日待辦事項、下半部用於記錄「臨時急迫事項」。

理想情況下,你應該可以掌握自己每天,扣除開會、外務、休息,還有多少時間可以做你的「今日待辦事項」,再視乎每個事項的輕重與難易程度,預估大概各需要多少個番茄鐘時段,一個番茄鐘代表需花25分鐘,如此類推。

以每天工作 8 小時的常規狀態來計算,每個人一天可用的番茄時段,其實不算多。別忘了,在上班時間你可能還要開會、外出、吃飯、休息。因此,掌握自己每天可用的番茄鐘數量很重要,因為如果你想做好多事,沒有充足時間也是枉然。

Work from home 必修 番茄鐘工作法

2. 番茄鐘要完整運用

假設你決定早上 9 點,開始第一個番茄鐘時段,接下來的 25 分鐘,你應該全部用來專心工作。萬一,才 9 5 分,你就忍不住去滑手機、看訊息;9 13 分,隔壁同事過來寒暄;9 20 分,主管叫你查資料……

切記!番茄鐘不可分割,最小單位就是 1 個番茄鐘。被打斷了,不能暫停,這個番茄鐘就是作廢、重設!

另一種狀況是,計時器響了(25 分鐘到了),但是你還要幾分鐘就能把事情做完,如只是延長一、兩分鐘沒關係。如果超時過久,就要立刻暫停,表示時間預估有誤,要記入下一個番茄鐘裡。

你也可能碰上這種狀況,事情做完了,但是25分鐘還沒到。這時候,還是要把「番茄鐘走完,計時器一定要響」,你可以把剩餘的時間用來檢查工作成果。

3. 休息很重要

番茄工作法的原則是,每工作 25 分鐘、計時器響,就要有 3-5 分鐘的休息。不過,有時候工作忙、趕時間,可能就一連工作好幾個小時。

切記休息時間很重要,可以讓頭腦消化、吸收剛才 25 分鐘的工作內容,不要做太費心神的活動,更不要繼續想工作。走一走、喝水、想想放假節目、跟同事閒聊都可以。

此外,在連續工作了 4 個番茄鐘之後,最好安排一次較長的休息時間( 1530 分鐘)。同樣地,這段時間也不要做太複雜的事,讓大腦休息一下重新整合之前的工作。

最後,只要完成清單上的一項任務,就在Today to-do-list上劃掉。

重點是要記下每一項工作最後共用了多少番茄鐘時間,這樣才能夠令你日後更容易估計完成工作的時間和心力了。


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